KSeF a faktury dla osób fizycznych
Bez wątpienia KSeF a faktury dla osób fizycznych jest tematem, który interesuje wielu przedsiębiorców. W okresie dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemy e-Faktur, możliwe jest dobrowolne wystawiania faktur w tym systemie także dla prywatnych osób. Należy jednak pamiętać o tym, że taka osoba nie posiada dostępu do indywidualnego konta w KSeF (nie ma NIP-u i firmy). W tym wypadku trzeba przekazać klientowi numer KSeF faktury, tak aby można było ją pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie dostępu anonimowego. W efekcie klient na stronie Ministerstwa Finansów musi jedynie wprowadzić jej numer KSeF. W sytuacji, gdy podatnik postanowi wystawiać wszystkie faktury w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, to w przypadkach, gdy sprzedaż nie jest objęta obowiązkowym fakturowaniem w systemie, należy spełnić dodatkowe warunki, wskazane w przepisach prawnych.
Zgłoszenie do KSeF
W jaki sposób odbywa się zgłoszenie do KSeF? Zacznijmy od tego, że w niektórych sytuacjach podmioty korzystające z systemu muszą zostać do tego upoważnione. Aby nadać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur, stosuje się tzw. zawiadomienie ZAW-FA. Warto podkreślić, że w KSeF wyróżnić można różne rodzaje uprawnień, takie jak:
- Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu
- Wystawianie lub dostęp do faktur strukturalnych
- Wystawianie faktur strukturalnych w ramach tzw. samofakturowania
Osoby prowadzące jednoosobową firmę nie muszą dokonywać zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Przedsiębiorcy mogą zalogować się do systemu poprzez autoryzację kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Gdy nie ma takiej możliwości, można złożyć zawiadomienie ZAW-FA, służące do nadawania, odbierania lub zmiany uprawnień w papierowej wersji. To oznacza, że z powodzeniem nadamy dostęp do KSeF sobie oraz innym osobom, np. pracownikom firmy.
KSeF schema FA(3)
Cały czas trwają prace nad wdrożeniem nowej wersji struktury logicznej KSeF schema FA(3), która zastąpi dotychczasową wersję FA(2). Co znajduje się w nowej strukturze? Opublikowane rozwiązanie jest wersją roboczą, dlatego może jeszcze ulec zmianą na podstawie uwag i opinii zainteresowanych stron. W pakiecie, który udostępniło Ministerstwo Finansów, znajdziemy plik XDS z definicją struktury FA(3), opis dokumentacji zmian pod względem poprzedniej wersji i materiały pomocnicze dla dostawców oprogramowania oraz programistów. Dzięki temu możemy zapoznać się z planowanymi zmianami i się do nich przygotować w odpowiedni sposób. Już teraz wiemy, że nowa struktura zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku - od tej chwili wszystkie faktury strukturalne będą musiały zachowa zgodność z nowym schematem logicznym w KSeF.
Co to oznacza dla biur rachunkowych i przedsiębiorców? Zmiany w tym zakresie są technicznym i niezwykle ważnym aspektem działania Krajowego Systemu e-Faktur. Dostosowanie się do FA(3) stanie się koniecznością dla firm, które będą musiały wystawiać faktur w KSeF od przyszłego roku. Biura rachunkowe powinny sprawdzić, czy wykorzystywane oprogramowanie będzie gotowe na KSeF i jak integracja zostanie wykorzystana w odniesieniu do optymalizacji i automatyzacji pracy. Najważniejsze informacje, dokumenty i pliki dotyczące wersji FA(3) udostępnione zostały na oficjalnych stronach: Komunikat Krajowej Administracji Skarbowej oraz Platforma KSeF - podatki.gov.pl. Warto na bieżąco śledzić wszelkie zmiany w tym zakresie, aby jak najlepiej przygotować swoją działalność gospodarczą do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemy e-Faktur.
