Dwie kategorie dokumentów firmowych
Cała dokumentacja powinna być grupowana w archiwum w jednej z dwóch głównych kategorii:
-
A – dokumenty przechowywane wieczyście,
-
B – dokumenty firmowe, które można zniszczyć po upływie terminu przedawnienia.
Dane z kategorii A, które mają dużą wartość historyczną, kulturową czy społeczną i administracyjną, są archiwizowane w archiwum państwowym, a jednostka macierzysta, w której są generowane, przechowuje je przez okres 25 lat. W przypadku B można zniszczyć szybciej. Dane kategorii A dany podmiot musi przekazać do odpowiedniej jednostki terenowej archiwum państwowego. Nie można ich więc zutylizować, ale nie będą zalegać w zasobach przedsiębiorstwa czy w zewnętrznych archiwach. Więcej na temat dokumentów, które można niszczyć, znajdziesz w Bazie Wiedzy Rhenus Office Systems Poland : https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jakie-dokumenty-firmowe-mozna-niszczyc/.
W firmach zasadniczo przetwarzane są dokumenty kategorii B. Dokumentację tworzą m.in.
-
faktury i rachunki,
-
akta osobowe,
-
umowy handlowe,
-
akta pracownicze.
Można je niszczyć po upływie terminu przedawnienia lub wówczas, gdy przestają być potrzebne. Zawsze, zanim dojdzie do niszczenia dokumentów, należy sprawdzić, jaki w ich przypadku obowiązuje ustawowy okres przechowywania akt.
Być może zainteresuje Cię: https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jak-szybko-niszczyc-dokumenty/. Dowiesz się, jak wygląda ekspresowe niszczenie akt z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa w Rhenus Office Systems Poland.
Ustawowe okresy przechowywania dokumentów firmowych
Masz obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych czy personalnych i zabezpieczenia ich przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich czy zniszczeniem. Jak długo? Okresy przechowywania dokumentów są następujące:
-
1 rok – dokumenty związane z rekrutacją pracowników;
-
5 lat – dokumenty inwentaryzacyjne czy księgi rachunkowe oraz większość dokumentów księgowych i podatkowych, a także deklaracje ZUS, dokumenty gwarancyjne;
-
10 lat – dokumentacja pracownicza, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku, oraz umowy handlowe;
-
50 lat – karty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.
Terminy przechowywania dokumentów liczone są od końca roku, w którym powstały. Kiedy dobiegnie on końca, akta mogą być zutylizowane, z zachowaniem odpowiednich standardów. Firmy nie są zobowiązane do samodzielnej realizacji takich działań. Rhenus Office Systems Poland świadczy usługi niszczenia dokumentów firmowych po obowiązkowym okresie ich przechowywania. Na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/ znajdziesz dokładny opis dokumentów firmowych wraz z okresem ich obowiązkowego przechowywania.
Dzięki skorzystaniu z takich usług możesz mieć pewność co do zachowania ram bezpieczeństwa danych. Jak podkreśla Rheus Office Systems Poland, dokumenty mogą być niszczone szybko, sprawnie, przy maksymalnej optymalizacji kosztów takich procesów, ale z minimalizacją ryzyka wycieku danych.
