Dlatego pierwsza i najważniejsza zasada: rozdziel finanse osobiste od firmowych. Może to oznaczać osobne konta bankowe, różne karty, a czasem nawet inne aplikacje do monitorowania wydatków. Dlaczego to takie ważne? Bo kiedy przyjdzie czas rozliczeń, czy to z księgową, czy z Urzędem Skarbowym, czy samym sobą, nie będziesz tracić czasu na zastanawianie się, czy ten obiad za 78 zł to była kolacja z klientem, czy niedzielny wypad z rodziną.
Oddzielenie finansów pomaga też mentalnie. Biznes to praca, a dom to dom – nie wszystko musi się przenikać. Kiedy zaczynasz traktować firmę jak osobny organizm, łatwiej Ci będzie podejmować racjonalne decyzji, bo nagle 300 zł miesięcznie na abonament do programu graficznego przestaje się wydawać "drogą fanaberią", a staje się inwestycją w narzędzie pracy.
Koszty życia w mieście – jak nie utopić całego zysku z firmy
Miasto kusi. Kawiarniami, coworkingami, lunchem "na szybko", wydarzeniami branżowymi i taksówkami "bo przecież mam spotkanie". Problem w tym, że takie pokusy potrafią zjeść zyski z całkiem nieźle prosperującej działalności. A jeśli jeszcze jesteś głównym żywicielem rodziny, to każda złotówka ma znaczenie bo nie płacisz tylko za siebie, ale i za całe zaplecze domowe.
Co można zrobić? Na przykład stworzyć miesięczny plan kosztów życia w mieście. Uwzględnij tam wszystko: transport, jedzenie na mieście, opłaty stałe, nawet kawę z automatu. Potem spójrz na budżet firmowy, czy to, co zostaje po zapłaceniu składek i podatków, rzeczywiście wystarcza na taki tryb życia? Jeśli nie czas przykręcić śrubę.
Dla niektórych pomocne jest zastosowanie zasady 50/30/20, czyli 50% dochodu na potrzeby (rachunki, jedzenie, czynsz), 30% na zachcianki (kawa, kino, weekendowy wypad), a 20% na oszczędności lub inwestycje. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, można to lekko zmodyfikować, np. 40% na potrzeby, 20% na przyjemności, 20% na firmę (reinvestycja, poduszka finansowa), a 20% odkładane na prywatne oszczędności.
I tak, kawiarni nie trzeba omijać szerokim łukiem ale może zamiast pięciu wizyt w tygodniu, wystarczą dwie? A resztę czasu możesz spędzić w domowym biurze z własnym kubkiem kawy i ciszą.
Poduszka bezpieczeństwa razy dwa – firmowa i domowa
To, co działa dla osoby zatrudnionej na etacie, nie zawsze sprawdza się u przedsiębiorcy. Etatowiec zwykle ma przewidywalne wpływy, a jak coś się sypnie jest odprawa, ubezpieczenie, czasem nawet outplacement. Ty, jako właściciel biznesu, jesteś sam dla siebie wszystkim. Dlatego potrzebujesz dwóch poduszek finansowych.
Pierwsza – na życie prywatne. Minimum 3 miesiące kosztów życia, najlepiej 6. Na wypadek choroby, awarii, niespodziewanych wydatków.
Druga – dla firmy. Czyli pieniądze, które pozwolą Ci opłacić składki ZUS, podatki, wynajem, dostawców, choćby przez 2–3 miesiące spadku przychodów. Wystarczy jeden sezon ogórkowy albo opóźniona płatność od dużego kontrahenta i nagle zaczynasz finansować działalność z prywatnej karty kredytowej. A to droga donikąd.
Aż 75% polskich mikroprzedsiębiorstw nie posiada żadnych rezerw finansowych. To oznacza, że jedna większa faktura niezapłacona w terminie może być początkiem końca. Tym bardziej warto być w tej mniejszości, która się zabezpiecza.
Podatki, składki i inne radości – jak nie dać się zaskoczyć
Jeśli prowadzisz firmę (Unternehmen), dobrze wiesz, że system podatkowy potrafi być labiryntem bez wyjścia. I właśnie dlatego, warto sobie pewne rzeczy uprościć.
Po pierwsze – nie traktuj pieniędzy z konta firmowego jako swoich, zanim nie zapłacisz podatków i ZUS-u. Proste? Niby tak, ale ilu przedsiębiorców zapomina, że VAT to nie ich pieniądze, że zaliczki na PIT nie płacą się same i że w grudniu fiskus chętnie zagląda do kieszeni.
Zadbaj o to, by co miesiąc odkładać określony procent wpływów na osobne konto, tylko na podatki i składki. Idealnie, jeśli masz księgowość online, która podpowiada Ci, ile wynosi Twoje bieżące zobowiązanie. Jeśli nie zrób sobie sam szablon.
Po drugie – rozważ współpracę z księgową lub doradcą podatkowym, choćby raz na kwartał. Dzięki temu zyskasz nie tylko święty spokój, ale i lepsze planowanie. Bo czasem wystarczy zmienić formę opodatkowania lub sposób fakturowania, żeby zyskać kilka tysięcy złotych rocznie.
I jeszcze jedno – nie lekceważ VAT-u. Nawet jeśli jesteś zwolniony, może się okazać, że po przekroczeniu progu nagle musisz go płacić. I wtedy robi się "niespodzianka".
Dom to też inwestycja – jak łączyć codzienność z myśleniem o przyszłości
Prowadząc biznes, łatwo skupić się tylko na bieżących sprawach – fakturach, klientach, produktach, deadline’ach. Tymczasem gdzieś w tle toczy się drugie życie domowe. A dom, choć często traktowany jako miejsce odpoczynku, to też centrum kosztów, inwestycji i planów na przyszłość.
Dlatego warto zadbać, by finanse domowe były prowadzone z taką samą starannością, jak firmowe. Budżet, oszczędności, planowanie wydatków, zabezpieczenie zdrowotne i emerytalne – to wszystko powinno mieć swoje miejsce, nawet jeśli jesteś "samozatrudnionym ninja", który żyje chwilą.
Nie czekaj, aż coś się wydarzy. Zadbaj o polisę zdrowotną (w firmie możesz wrzucić w koszty!), o IKZE lub IKE (czyli systemy oszczędzania na emeryturę z ulgami podatkowymi), o dodatkowe ubezpieczenia.
I najważniejsze – rozmawiaj o finansach z domownikami. Partner, dzieci, rodzina, oni też powinni wiedzieć, co się dzieje. Bo jeśli Tobie coś się stanie, a cała wiedza o firmie jest tylko w Twojej głowie, nikt nie będzie wiedział, gdzie zadzwonić, gdzie są hasła, ani co robić dalej.
Prowadzenie firmy i zarządzanie domem to jak granie na dwóch instrumentach jednocześnie. Czasem jeden fałszuje, czasem drugi nie stroi, ale z czasem uczysz się grać na obu. Najpierw prostą melodię, potem coraz bardziej złożoną. Aż pewnego dnia tak po prostu wszystko zaczyna grać razem.
Nie musisz być finansowym wirtuozem. Wystarczy, że będziesz uważny. Że nie pomieszasz kont, nie wydasz podatku na sushi i nie zapomnisz o tym, że dom też ma swoje "faktury". Miasto nie musi być miejscem, gdzie pieniądze znikają szybciej niż mrugnięcie oka. Może być przestrzenią, gdzie rozwijasz firmę, dbasz o rodzinę i odkładasz na przyszłość. A to wszystko z głową, planem i szczyptą zdrowego rozsądku.
