Do czego służy elektroniczne potwierdzenie odbioru?
Elektroniczne potwierdzenie odbioru to cyfrowy dokument, który może stanowić doręczenia przesyłki lub innego rodzaju towaru do odbiorcy. Często spotykany jest również pod nazwą e-POD (proof of delivery). Stosowany jest przez wiele podmiotów, od Poczty Polskiej po międzynarodowe przedsiębiorstwa transportowe i najpopularniejsze firmy kurierskie. Często wykorzystywany jest do potwierdzenia odbioru przesyłek firmowych poleconych i innych, w których przypadkach niezwykle istotna jest kontrola nad przedmiotem transakcji i jej kolejnymi etapami.
Oferowane przez przewoźników usługi dodatkowe do przesyłek kurierskich zazwyczaj umożliwiają skorzystanie z takiego sposobu potwierdzenia odbioru. Ze względu na wygodę i niskie koszta tego rozwiązania, wystawienie cyfrowego dokumentu zwykle wliczone jest w cenę przesyłki i nie wymaga od nadawcy ponoszenia żadnych dodatkowych opłat. Darmowe elektroniczne potwierdzenie doręczenia e-POD wystawia na przykład DHL Parcel.
Działanie elektronicznego potwierdzenia odbioru – czym różni się ono od tradycyjnej procedury?
Zanim elektroniczne potwierdzenie odbioru zdobyło taką popularność, kurierzy oraz firmy transportowe posługiwały się jego tradycyjną, papierową wersją. Procesy rejestrowania doręczenia odbywały się za pośrednictwem fizycznych dokumentów, a odbiorca sygnował arkusze swoim podpisem. W porównaniu do takiej formy przeprowadzania procedury elektroniczne potwierdzenie odbioru jest nie tylko znacznie szybsze, ale i wygodniejsze oraz mniej podatne na pomyłki wskutek wprowadzenia błędnych danych.
By stosująca tradycyjne potwierdzenia odbioru firma mogła zachować dostęp do informacji o doręczeniu swoich przesyłek poleconych lub innych towarów, musi na bieżąco archiwizować dokumenty. Dowody doręczenia w papierowej formie to również dłuższy czas wyszukiwania potrzebnych danych. System elektronicznego potwierdzenia odbioru przesyła informacje natychmiast po doręczeniu. Ponadto, dostęp do danych dostawy otrzymają zarówno nadawca, jak i adresat przesyłki.
Procedura elektronicznego potwierdzenia odbioru – jak działa system EPO?
By moment doręczenia przesyłki do odbiorcy mógł być odnotowany w systemie EPO, konieczne jest uprzednie zgromadzenie w nim wszystkich niezbędnych danych paczki. Obejmują one między innymi numer śledzenia, adres dostawy, opis wysyłanego towaru oraz informacje na temat nadawcy i odbiorcy, na przykład ich imiona i nazwiska. Tak utworzona baza danych przesyłki pozwoli następnie synchronizować uzyskiwane informacje i na ich podstawie uaktualniać status dostawy.
Gdy przewoźnik zjawi się u odbiorcy w celu doręczenia paczki, również będzie musiał wprowadzić do systemu informację o tym fakcie. Proces dostawy kończy się wraz z momentem uzyskania elektronicznego podpisu adresata. Odbiorca składa go na mobilnym urządzeniu używanym przez kuriera. Za pomocą tego rodzaju sprzętu można też wykonać zdjęcia paczki, by odnotować w systemie fakt dostarczenia jej w określonym stanie. Szczegóły dostawy zostają następnie przesłane do bazy, co umożliwia wgląd w nie zarówno nadawcy, jak i odbierającemu. Przesyłka wysłana z elektronicznym potwierdzeniem odbioru to możliwość dostępu do dokładnych danych doręczenia niemal w każdym miejscu i czasie.
Dlaczego elektroniczne potwierdzenie odbioru jest tak popularne?
Liczne korzyści płynące z posługiwania się elektronicznym potwierdzeniem odbioru sprawiły, że używany jest w ramach procesów logistycznych również bardziej wymagających firm. Ceniony jest przede wszystkim za łatwy dostęp do dużych ilości informacji, których zebranie w przypadku tradycyjnych, papierowych egzemplarzy wymagałoby prowadzenia dokumentacji i archiwizacji. Tak szybkie powiadomienia o statusie dostawy pozwalają natychmiastowo reagować na wszelkie nieprawidłowości i zapewnić klientowi najwyższy standard obsługi.
Tego rodzaju system dokumentowania doręczenia przesyłki pozwala na przechowywanie danych nawet przez bardzo długi czas – kopie elektroniczne, w przeciwieństwie do tradycyjnych, nie niszczeją. Nie generują również zużycia papieru, mogą zatem stanowić ekologiczną alternatywę dla fizycznego potwierdzenia odbioru.
