Czym jest delegacja?
Na samym początku warto się zastanowić, czym właściwie jest delegacja. Jest to służbowy wyjazd na krótki okres czasu w celu wykonania określonego zadania, zleconego przez prezesa bądź kierownika. Ważne jest to, że czas trwania wyjazdu nie może być dłuższy, ponieważ w takim wypadku byłoby to oddelegowanie. Istotne są jeszcze dwie kwestie: brak obligatoryjnych, nowych zapisów w umowie, która musi uzyskać dodatkowy aneks oraz zakres obowiązków różny od tego, który pracownik ma na co dzień.
O ile jeszcze 20 lat temu, delegacje nie były tak powszechne, a ich rozliczanie było bardzo żmudnym i trudnym procesem, który wymagał od działu kadr, liczenia kosztów, które pracownik poniósł na wyjazd służbowy, o tyle dziś proces ten jest stosunkowo prosty. Co ma na to wpływ? Rozwój technologii i powszechny dostęp do Internetu. Na rynku można znaleźć firmy, które odpłatnie udostępniają internetowe rozliczanie delegatur, takie jak https://inewi.pl/, które w pełni automatyzują planowanie, zarządzanie i rozliczanie delegacji.
Jakie błędy popełniamy?
Niestety, mimo coraz większej liczby krajowych bądź zagranicznych delegatur spora część pracowników wciąż popełnia podstawowe błędy, które uniemożliwiają lub mocno utrudniają rozliczenie się kosztów z pracodawcą. Pierwszym, zasadniczym błędem jest fakt, iż podwykonawcy często zdarza się zapomnieć zabrać odpowiedniej faktury bądź rachunku. W przypadku braku jakiejkolwiek dokumentacji odnośnie poniesionych strat na wyjazd, rozliczenie się z pracodawcą jest niemożliwe. Nie ma on możliwości udowodnienia tego np. przed fiskusem, że delegacja miała miejsce, jak długo trwała i ile wyniosły wszystkie wydatki, od paliwa, po wyjścia służbowe, dlatego nie może on ich zawrzeć w swoich księgach.
Drugim najczęstszym błędem jest przekroczenie ustawowo określonego okresu czasu, w którym należy dokonać rozliczenia, popartego rachunkami i fakturami. Wynosi on pełne dwa tygodnie, a ten przedział czasowy liczy się od momentu zakończenia delegacji... Więc kiedy Co w przypadku, gdy jako szef firmy zajmujemy się tą ważną kwestią? Delegacja online, dzięki którym, bezproblemowo rozliczymy delegacje zagraniczne
Kwestie prawne
Rozpoczęcie i zakończenie delegacji określa ściśle kodeks pracy, a właściwie artykuł 775 tego zbioru zasad prawnych. Według zapisów, czas delegacji liczy się od momentu przekroczenia granic miasta bądź wsi, w której pracownik na co dzień wykonuje swoje obowiązki, choć w niektórych przypadkach, pracodawcy idą na rękę swoim podwładnym, licząc czas od momentu wyjazdu z siedziby firmy lub dokładnej godziny odjazdu środka komunikacji publicznej, z której korzysta pracownik. Analogicznie jest z zakończeniem delegatury. Istotny jest również sposób, w który liczy się dobę w delegacji.
Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów każdej pełnej doby, którą spędził na wyjeździe służbowym. Z racji tego, jak przepisy określają jego początek i zakończenie, 24 godziny delegacji mogą rozciągnąć się na dwa normalne (np. wyjazd o czternastej, powrót o tej samej godzinie, następnego dnia). Rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej, określa maksymalną dietę, którą może otrzymać pracownik - wynosi ona 30 złotych za pełną dobę, z możliwością zmniejszenia jej wprost proporcjonalnie do przedziału czasowego, w trakcie którego trwa wyjazd.
